OPENTIC INSIGHT™ · DIAGNOSTICO DOCUMENTAL Y SGDEA
Antes de invertir en un SGDEA, entienda que necesita realmente su organizacion.
Evaluamos gestion documental, procesos, tecnologia, infraestructura y seguridad para convertir hallazgos complejos en prioridades y una hoja de ruta viable.
Sesion virtual de 20 minutos · Sin costo · Sin compromiso
La transformacion documental puede ser compleja. La decision no deberia serlo. Keep it simple.
Claridad para decidir
Situacion actual, brechas, riesgos y ruta priorizada.
PROBLEMA ANTES QUE PRODUCTO
Su organizacion necesita un SGDEA o necesita entender primero el problema?
Muchas iniciativas comienzan buscando una herramienta cuando aun existen dudas sobre procesos, instrumentos archivisticos, expedientes, integraciones, infraestructura o capacidad de adopcion.
No sabe si debe adquirir, reemplazar o fortalecer su SGDEA.
Tiene plataforma, pero aun depende de correos, carpetas y controles manuales.
Identifico hallazgos, pero no cuenta con una ruta priorizada para tratarlos.
Los instrumentos archivisticos no estan alineados con la operacion tecnologica.
Necesita definir alcance, requisitos y prioridades antes de solicitar propuestas.
Debe mover o integrar informacion sin perder trazabilidad, contexto o control.
No tiene claridad sobre respaldo, recuperacion, disponibilidad o preservacion.
Gestion documental, tecnologia y direccion toman decisiones separadas.
RESULTADOS PARA EL CLIENTE
No recibe mas informacion. Recibe claridad para decidir.
Comprenda la situacion actual y las causas principales.
Separe lo urgente, lo importante y lo que puede esperar.
Conozca las consecuencias de no actuar y los controles faltantes.
Justifique presupuesto, alcance y proximos pasos con evidencia.
Organice iniciativas inmediatas, de estabilizacion y transformacion.
METODOLOGIA OPENTIC INSIGHT™
Una metodologia propia para transformar necesidades complejas en decisiones claras.
No comenzamos recomendando una plataforma. Comenzamos entendiendo.
Entender la necesidad.
Evaluar procesos y evidencias.
Interpretar hallazgos y brechas.
Priorizar lo que realmente importa.
Definir la ruta 30-90-180 dias.
Preparar la ejecucion.
No simplificamos el analisis. Simplificamos la decision.
PLANES DE SERVICIO
Elija el nivel de profundidad que necesita su decision.
Los tres servicios aplican la misma metodologia, pero varian en alcance, evidencia, entrevistas, profundidad analitica y entregables.
EXPRESS
Diagnostico rapido
3 a 5 dias
$4.300.000 COP + IVA
- Un problema principal
- Hasta 3 documentos
- 1 entrevista principal
- Insight Brief de 4 a 6 paginas
- Acciones inmediatas
RECOMENDADO PARA ALCANCES DEFINIDOS
FOCUS
Diagnostico focalizado
1 a 2 semanas
Desde $12.900.000 COP + IVA
- 3 a 4 dimensiones
- Hasta 10 documentos
- 3 a 5 entrevistas
- Madurez parcial y riesgos
- Hoja de ruta focalizada
INSIGHT 360™
Diagnostico integral
3 a 5 semanas
Solicitar propuesta
- 8 dimensiones
- Evaluacion multidisciplinaria
- Madurez y controles criticos
- Riesgos e iniciativas
- Roadmap de 3, 6 y 12 meses
Valores para alcances estandar y modalidad virtual. Sedes, sistemas, procesos, urgencia, presencialidad y servicios adicionales pueden modificar la propuesta.
ENTREGABLES
Resultados disenados para tomar decisiones.
El cliente conserva sus resultados y puede utilizarlos para decisiones internas, formulacion de proyectos o evaluacion de diferentes proveedores.
- Resumen ejecutivo y conclusion principal.
- Madurez y nivel de confianza, cuando aplique.
- Brechas y hallazgos priorizados.
- Mapa de riesgos y controles criticos.
- Recomendaciones archivisticas, funcionales y tecnologicas.
- Iniciativas por impacto, urgencia, esfuerzo y dependencia.
- Hoja de ruta de corto, mediano y largo plazo.
- Presentacion ejecutiva de resultados.
PROCESO DEL SERVICIO
De la necesidad a una ruta de transformacion clara.
Conocemos la necesidad, la decision pendiente y el contexto.
Confirmamos alcance, participantes, agenda y evidencias.
Realizamos entrevistas, revision documental y validaciones.
Convertimos evidencias en hallazgos, riesgos y prioridades.
Organizamos iniciativas, dependencias y horizontes.
Presentamos resultados, aclaramos conclusiones y cerramos.
INDEPENDENCIA Y CONFIANZA
Una evaluacion independiente antes de elegir la solucion.
Opentic Insight™ no es una demostracion comercial disfrazada de diagnostico. La organizacion puede utilizar los resultados para decidir internamente, estructurar un proyecto o comparar alternativas.
- No obliga a adquirir software de Opentic.
- La informacion puede protegerse mediante NDA.
- No constituye certificacion ni auditoria oficial.
- Las conclusiones dependen del alcance y la evidencia.
- Pruebas especializadas e implementacion se cotizan aparte.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras antes de comenzar.
La sesion Discovery permite confirmar la necesidad y recomendar el nivel de evaluacion adecuado.
Necesitamos tener actualmente un SGDEA?
No. La metodologia aplica a organizaciones que estan comenzando y a aquellas que desean mejorar o reemplazar una plataforma existente.
El diagnostico certifica cumplimiento?
No. Es una evaluacion consultiva que identifica condiciones, brechas, riesgos y prioridades.
Que documentos debemos entregar?
Depende del plan. Opentic solicitara unicamente la informacion pertinente para el alcance acordado.
Cuanto tiempo toma?
Express toma entre 3 y 5 dias habiles, Focus entre 1 y 2 semanas e Insight 360™ normalmente entre 3 y 5 semanas.
Incluye la implementacion?
No. El diagnostico entrega claridad y una ruta. La implementacion puede contratarse posteriormente.
Podemos usar el informe con otro proveedor?
Si. Los resultados particulares del cliente pueden utilizarse para decisiones internas o para evaluar alternativas.
EL SIGUIENTE PASO ES SIMPLE
No comience por la herramienta. Comience por entender.
Converse con nuestro equipo y determine que nivel de evaluacion necesita su organizacion.
Opentic Discovery · 20 minutos · Modalidad virtual · Sin costo